Obowiązki kierownika biura

Często, zwłaszcza w małych organizacjach,kierownik biura nazywa się zwykłym sekretarzem. Ten post brzmi znacznie solidniej, ale fakt, że obowiązki kierownika biura różnią się od obowiązków sekretarzy (choć z pewnością mają ze sobą wiele wspólnego), rzadko ktokolwiek dba o tę sprawę.

Jaka jest odpowiedzialność tego pracownika? Przede wszystkim obowiązki kierownika biura obejmują pracę z dokumentami. Pracownik akceptuje przychodzącą korespondencję, rejestruje ją, wysyła do adresata, w razie potrzeby przesyła do archiwum. Przyjmuje również zgłoszenia od innych pracowników, przekazuje je podpisowi dyrektora generalnego, poświadcza je pieczęcią, a następnie oddaje. Do obowiązków kierownika biura należy praca z dokumentacją wewnętrzną: wydruk zamówień i ich rejestracja, przechowywanie, wysyłanie do archiwum i księgowość, praca z korespondencją wychodzącą. Jeśli to konieczne, powinien móc pracować z dowolnym sprzętem biurowym: faksem, skanerem, kopiarką, a także pisać i drukować dokumenty. Przygotowanie sali do prezentacji, prowadzenie protokołów posiedzeń, spotkania i przyjmowanie gości i klientów firmy również wchodzi w zakres obowiązków kierownika biura.

Często pracownik musi sobie z tym poradzićtradycyjne obowiązki sekretariatu: dystrybucja zaproszonych partnerów lub menedżerów w hotelach, salach rezerwacji, biletów lotniczych i biletów na pociąg. W zależności od specyfiki firmy oraz samego urzędu, menedżer może być przedstawicielem firmy w negocjacjach biznesowych i wykonywać obowiązki kierownika personalnego: W poszukiwaniu nowych pracowników, tworzenie zachęt i programów edukacyjnych, prace projektowe. Czasami zajmuje się wdrażaniem technologii informatycznych, opracowywaniem nowych programów.

Obowiązki kierownika biura obejmują:

1. Akty i regulacje prawne regulujące prawne, informacyjne, biznesowe działania spółki.
2. Podstawy zarządzania, marketingu, przedsiębiorczości i biznesu.
3. Podstawy socjologii, psychologii, etyki komunikacji biznesowej, praca z personelem i opinią publiczną.
4. Procedura przygotowywania propozycji biznesowych, raportów, planów, umów i umów.
5. Podstawy zarządzania, podstawy ergonomii i ochrony pracy.

Oprócz wymienionych zadań, obowiązkikierownik biura obejmuje inwentaryzację w biurze i dostarczanie niezbędnych materiałów (artykułów biurowych, papieru i innych akcesoriów) niezbędnych do pracy pracowników. Ponadto jest on zobowiązany do prowadzenia ewidencji tych materiałów, zapewnienia ich wydania, określenia procedury przyjmowania, organizowania i śledzenia płatności za dostawy. Obowiązki kierownika biura obejmują kontrolę nad stanem urządzeń biurowych, w tym: wezwanie operacyjne kapitana do naprawy, terminową wymianę materiałów eksploatacyjnych (na przykład naboje), w przypadku niemożności naprawy - wymianę sprzętu biurowego.

W zależności od zasad przyjętych w firmie i jejjednostka lub kierownik biura zajmie połączeń i faksów, przekazuje je do właściwej osoby, wysyłanie faksów i dzwonić do klientów i partnerów, lub nadzoruje pracę sekretarzy, w tym monitorowanie ich kulturę wypowiedzi. Również obowiązki dyrektora biura jest kontrola stanu sanitarnego w biurze, organizacja planowana konserwacja, zadzwoń personelu technicznego do rozwiązywania problemów (na przykład wymiana lamp lub przełączników umywalka).

Ogólnie ta lista może wzrosnąć lubzmniejszyć w zależności od miejsca pracy. Dlatego na etapie rozmowy kwalifikacyjnej należy zapytać o to, co robi kierownik biura (obowiązki pracownika w tej firmie).